Fläche reduzieren, Kosten senken und gleichzeitig die Zusammenarbeit verbessern – genau das soll ein neues Bürokonzept leisten.
Doch vor der Umsetzung fehlt meist der entscheidende Realitätscheck: Funktioniert das geplante Layout auch an stark frequentierten Tagen? Finden Mitarbeitende für unterschiedliche Tätigkeiten geeignete Arbeitsplätze? Und bietet das Büro genügend Raum für Austausch und Zusammenarbeit, ohne konzentriertes Arbeiten zu erschweren? Vor der Investition lassen sich diese Fragen bislang nur schwer beantworten, dabei wäre das Risiko von teuren Fehlinvestitionen vermeidbar.
Die wirtschaftliche Bedeutung moderner Bürowelten ist erheblich: Allein 2025 wurden laut BNP Paribas Real Estate in Deutschland mehr als 6 Milliarden Euro in Büroimmobilien investiert. Gleichzeitig zeigen Unternehmensbefragungen des ZEW Mannheim, dass hybride Arbeitsmodelle in deutschen Unternehmen langfristig bestehen bleiben. Damit stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie ihre Büroflächen künftig gestaltet sein müssen, um wechselnde Anwesenheiten, konzentriertes Arbeiten und Zusammenarbeit gleichermaßen zu unterstützen. Überlegungen, bestehende Flächen an diese veränderten Nutzungsanforderungen anzupassen, gewinnen daher zunehmend an Bedeutung.
Ob die mit einer Umgestaltung der Arbeitsflächen verbundenen Maßnahmen die gewünschten Wirkungen erzielen, zeigt sich jedoch häufig erst nach dem Umbau, wenn bereits hohe Kosten für Planung, Ausstattung, Umzug und bauliche Maßnahmen entstanden sind. Stellt sich erst im realen Arbeitsalltag heraus, dass das Konzept ungeeignet ist, müssen Flächen erneut angepasst, zusätzliche Arbeitsplätze geschaffen oder Räume umgebaut werden. Darüber hinaus kann eine ungünstige räumliche Gestaltung der Arbeitsumgebung konzentriertes Arbeiten erschweren, Begegnungen zwischen Teams behindern und damit Zusammenarbeit und Produktivität beeinträchtigen.
Die zentrale Herausforderung besteht daher darin, wirtschaftliche Einsparungen zu realisieren, ohne die Funktionsfähigkeit und Qualität der Arbeitsumgebung zu gefährden. Besonders deutlich wird dieses Spannungsfeld bei der Frage, ob und in welchem Umfang Büroflächen reduziert werden können.
Flächen reduzieren – aber wie weit?
Viele Unternehmen stellen fest, dass ihre Büroflächen aufgrund schwankender Anwesenheit der Mitarbeitenden nicht durchgehend ausgelastet sind. Hohe Miet- und Betriebskosten fallen trotzdem an. Um diese Kosten zu senken, wird daher häufig geprüft, ob sich Büroflächen reduzieren oder anderweitig nutzen lassen. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass auch an stark frequentierten Tagen ausreichend Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Rückzugsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
Für das Management stellt sich jedoch nicht nur die Frage, ob Fläche eingespart werden kann, sondern auch, wie weit eine Flächenreduzierung gehen darf, ohne die Arbeitsfähigkeit der Organisation zu beeinträchtigen. Ist die Fläche zu großzügig geplant, entstehen unnötige Leerstände und vermeidbare Kosten. Wird sie hingegen zu stark reduziert, können Engpässe, Nutzungskonflikte und Störungen von Arbeitsabläufen auftreten, die mit Produktivitätsverlusten und zusätzlichen Kosten für spätere Anpassungen verbunden sein können.
Um diese Flächenentscheidungen zu unterstützen, greifen Unternehmen heute häufig auf Belegungs- und Nutzungsanalysen zurück. Sie liefern wertvolle Informationen darüber, wie Büroflächen derzeit genutzt werden und welche Bereiche besonders stark oder nur selten ausgelastet sind. Für die Bewertung geplanter Veränderungen reichen sie jedoch nur bedingt aus, da sie in erster Linie die aktuelle Nutzung erfassen und die Auswirkungen geplanter Flächenveränderungen nur eingeschränkt prognostizieren können.
Eine belastbare Entscheidung muss deshalb beide Seiten berücksichtigen: die wirtschaftlichen Einsparpotenziale und die Auswirkungen des geplanten Bürokonzepts auf den Arbeitsalltag. Hier fehlt bislang häufig eine fundierte Entscheidungsgrundlage.
Varianten prüfen, bevor investiert wird
Genau diese Lücke kann eine Office Simulation schließen. Sie ermöglicht es, unterschiedliche Flächen- und Organisationsszenarien bereits vor der Umsetzung zu untersuchen. So lässt sich beispielsweise bewerten, welche Auswirkungen neue Präsenzregelungen, veränderte Desk-Sharing-Quoten oder andere Annahmen auf Flächenauslastung, Zusammenarbeit und Arbeitsorganisation haben.
Unternehmen erhalten dadurch eine nachvollziehbare Grundlage, um verschiedene Konzepte miteinander zu vergleichen und Investitionsentscheidungen besser abzusichern. Die Simulation ersetzt die Entscheidung nicht. Sie macht jedoch sichtbar, welche Chancen und Risiken mit den einzelnen Varianten verbunden sind, bevor hohe Kosten für Umbau und Ausstattung entstehen.
Ihr Bürokonzept im Realitätscheck
Aus meiner Sicht benötigen gerade Flächen- und Büroentscheidungen eine fundierte Entscheidungsgrundlage. Schließlich binden sie oftmals erhebliche finanzielle Ressourcen und prägen die Arbeitsumgebung über viele Jahre hinweg. Gleichzeitig werden ihre tatsächlichen Auswirkungen auf Auslastung, Zusammenarbeit und Arbeitsorganisation häufig erst sichtbar, wenn die Entscheidung bereits umgesetzt wurde. Umso wichtiger ist es, die Konsequenzen unterschiedlicher Handlungsoptionen möglichst frühzeitig transparent zu machen. Nur so lassen sich Chancen und Risiken nachvollziehbar abwägen und Entscheidungen treffen, die sowohl wirtschaftlichen als auch organisatorischen Anforderungen gerecht werden.
Planen Sie eine Neugestaltung Ihrer Büroflächen oder möchten Sie Flächen einsparen, ohne die Arbeitsfähigkeit Ihrer Organisation zu beeinträchtigen? Gerne unterstütze ich Sie dabei, verschiedene Szenarien vorab zu bewerten und Risiken frühzeitig sichtbar zu machen. Sprechen Sie mich an.
Teure Fehlplanung vermeiden: Realitätscheck für Ihr Bürokonzept – Fraunhofer IAO – BLOG
